皆さんはタイムマネジメントは得意ですか？
たまたま、今日Twitterを見ているとGoogleのBardについてのツイートを見つけました。そこで最近自分が悩んでいるタイムマネジメント術について質問してみたので、その結果から自分気づきを記載してみました。
BardのURL：https://bard.google.com/?hl=ja
そもそもタイムマネジメントとはなんなのかというと、
「時間の使い方をうまくすることで、生産性を向上させること」です。
タイムマネジメントができるようになれば、自分の時間が増えやりたいことや重要なことに時間を使えるようになります。
Bardの解答
同じことを２回言っていることや少しずれているようなことも多いように感じますが、このように自分の気になることを質問してみると新たな気づきがあるのでおもしろですね。
はい、仕事の生産性を向上させるためのタイムマネジメントのヒントをいくつかご紹介します。
- タスクを特定し、優先順位を付けます。 やるべきことをすべて書き出し、それらのタスクを重要度と緊急度で優先順位を付けます。これにより、最も重要なタスクに集中し、時間を浪費するタスクを特定するのに役立ちます。
- 毎日のスケジュールを作成します。 タスクの優先順位を付けたら、それらのタスクをスケジュールに組み込みます。これにより、軌道に乗って、重要なことを忘れないようにするのに役立ちます。
- 休憩を取る。 長時間作業を続けると、集中力と生産性が低下してしまいます。20〜30分ごとに立ち上がって動いたり、休憩したりすることで、頭をすっきりさせてリフレッシュできます。
- ノーと言うことを学ぶ。 すべての要求に「はい」と言うのは簡単ですが、それはあなたを圧倒し、生産性を低下させるだけです。時間がない、やりたくない、または興味がない要求には、「ノー」と言うことを恐れないでください。
- タスクを委任する。 自分の仕事ができる他の人にタスクを委任できる場合は、そうしてください。これにより、時間とストレスを解消できます。
- ノイズをブロックします。 集中しようとしているときに、周囲のノイズはイライラし、生産性を低下させる可能性があります。ノイズをブロックするために、ヘッドフォンを着用したり、静かな場所を見つけたりしてみてください。
- 目標を設定し、進捗状況を追跡します。 達成したい目標を特定し、進捗状況を追跡します。これにより、軌道に乗って、モチベーションを維持するのに役立ちます。
- タイムマネジメントを練習します。 タイムマネジメントは、練習することで上手になります。さまざまなテクニックを試して、自分に最適なものを見つけてください。
- タスクを小さなチャンクに分解します。 大きなタスクは圧倒されがちです。タスクを小さなチャンクに分解して、より管理しやすくします。
- 時間タイマーを使用します。 時間タイマーを使用して、集中力を維持し、時間を浪費しないようにします。
- 集中力を高める環境を作りましょう。 集中力を高め、気を散らすものをブロックできる場所を見つけましょう。
- 十分な睡眠をとり、健康的な食事をする。 十分な睡眠をとると、集中力と生産性が向上します。健康的な食事をとることで、エネルギーレベルを高めることができます。
- 定期的に運動する。 運動は集中力と生産性を高めるのに最適な方法です。
- 休憩を取る。 長時間作業を続けると、集中力と生産性が低下してしまいます。20〜30分ごとに立ち上がって動いたり、休憩したりすることで、頭をすっきりさせてリフレッシュできます。
- 休日を取る。 定期的に休日を取ることで、リフレッシュして生産性を高めることができます。
タイムマネジメントは、毎日をより効率的かつ生産的に過ごすための素晴らしい方法です。これらのヒントに従うことで、時間をよりよく管理し、目標を達成するのに役立ちます。
Bardの解答を見ての気づき
タスクの特定と優先順位づけ
Bardの解答を箇条書きにすると下記のようになります。
- まずどのようなタスクがあるのか書き出してみる
- タスクを重要度と緊急度で優先順位をつける
- 最も重要なタスクに集中し、時間を浪費するタスクを特定する
これは重要度と緊急度のマトリクスからきたものと考えられそうですね。
重要度・緊急度マトリクス
簡単に説明すると①＞②＞③＞④の順にやるべき仕事となっています。
③のところも大事そうですが、重要度が低く成果が出やすいためすぐに手をだしてしまう仕事になります。
重要でない会議などがこれに当たると思います。Bardの解答にもありますが、③のような仕事は「ノー」と言うことを恐れずにどんどん断っていく必要ありそうですね。
このようなマトリクスで自分の仕事がどこに当てはまるかを考えてタスクを整理すると優先順位がつけやすいなと思いました。
タスクを小さく分解する
難しそうに見えるタスクでもなるべく細分化することで管理しやすくすることで、タイムマネジメントしやすくなると答えていました。
タスク細分化について調べてみると、タスク細分化には、HIROEN(ひろうえん)のフレームワークを使うといいだったのでまとめてみました。
HIROENは、Hear(聞く)、Inform(伝える)、Request（依頼する）、Operate（作業する）、Examin(調べる)、Negotiate(交渉する)の６つのタスクに仕事の遂行を分類したフレームワークであり、業務効率化のために使用されます。
HIROENの考え方は、以下になります。
- Hear(聞く)：必要な情報を聞く
- Inform (伝える)：必要な情報を伝える
- Request (依頼する)：必要なタスクを依頼する
- Operate(作業する)：タスクを実行する
- Examine(調べる)：必要な情報を調べる
- Negotiate (交渉する)：合意を取りながらタスクを進めていく
このフレームワークを活用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 業務の抜け漏れを防ぐことができる
- 業務を効率的に進めることができる
- コミュニケーションを円滑に進めることができる
- 意思決定をスムーズに行うことができる
- 生産性を向上させることができる
HIROENをうまく使えたら業務の生産性を向上させることができ、自分の重要なことに時間を使えるようになるでしょう。
集中力を高める
タイムマネジメント術といえるのかはわかりませんが、Bardで紹介されているものは集中力を高める内容が多いですね。集中力がないと仕事が時間通りに進まない原因になるのでタイムマネジメント術としたのかもしれません。
Bardは主に下記のような内容で集中力を高められると言っています。
- 適度に休憩をとる
- ノイズをブロックする
- 集中できる環境を維持する
- 睡眠をとる
- 運動をする
- タイマーを使う
休憩をとることや運動をすることはよく聞くと思います。最近は周りにも昇降デスクを使って軽く動きながら仕事をするとか、仕事の休憩に軽い散歩をするという人も増えてきました。多くの本でもオススメされていますね。
また、家で集中できない人はカフェで仕事をしたり、雑音が気になる人は耳栓をしたりと工夫することで集中力を高めることができるようです。
タイマーに関しては、三大難関国家資格制覇をしている河野さんもオススメしていましたね。スマホなどの誘惑がないキッチンタイマーがいいそうです。
www.youtube.com
最後に
今回は最近流行りのBardに自分の悩であるタイムマネジメントについてを質問してみました。個人的にはしっかり答えを作ってくれるので役立つなと思って使っています。(最近はAIに質問すればすぐに答えが返ってくるようになりましたが、答えが間違っていないかは自分で考えて情報収集していく必要がありますね。。。)
また、タイムマネジメントについては今後も本を読んで勉強していこうと思います。
(記事も書く予定なのでよければみてください！)
気になっている書籍
少しでも参考になれば幸いです！
最後まで読んでいただきありがとうございました！
