マニュアルを作成することで仕事効率をあげる 230501

「マニュアルを作ることで、仕事がスムーズになる」

現在、読んでいる本「MBA生産性を上げる100の基本」での気づきを記載しました。

同じ仕事はルーティン化、テンプレート化することで高速になり、特に事務作業的な業務で頻出すると本書には書いてありました。

私はエンジニアをしているのですが、プログラミングなどだけを行なっているわけではなく、契約など事務作業も結構多いです。事務的な作業は1Qごとにあったりと定期的に同じ作業をすることがほとんどです。

入社当初はその度に分からないところを上司に聞いて解決していましたが、これではあまり良くないとマニュアル(業務手順)を書いて、事務作業をルーティンのようにしたところ、毎回の事務作業が劇的に楽になりました。

また、チームメンバーが同じ作業をやるときにもコピペでマニュアルを送るだけでいいので会社の作業効率を上げることも可能です。

ただ、本書にも書いていてあったように、最初の仕組みをつくるのが面倒でやらない人が多いように思います。しかし、初めに文章で何をするかまとめて置くだけで作業効率が何倍にもなるのであればやらない理由はないですよね。

最近は事務作業も減っていたのでマニュアルを作成することは少ないですが、本書で思い出すいい機会を得ることができました。皆さんの中でやったことないという方がいれば是非一度試してみることをオススメします。

マニュアル作りのコツ

・できるだけ詳細に書いて置く
　→今の自分はわかっても、将来の自分は分からないことが多い

・毎回内容を更新する
　→更新する内容がないのであればしなくて良い

・他人にわかるように書く

・できれば他の人が確認できるところに共有して置く
　→そのようなツールがあれば、他の人のためになり更新してもらえる

マニュアル作りは、要領が良くないと思い込んでいる人にも効果的です。私も自分のことをあまり要領のいい人間だと思っていないので、マニュアルがあった方が安心して仕事ができますし、上司に聞く回数とミスがかなり減ったので、仕事でミスが多いなと思う方はやってみると効果があるかもしれません。